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論外貿公司建立與實(shí)施ISO9001質(zhì)量體系

[日期:2012-07-22] [閱讀:10227] [關(guān)閉] [返回]

外貿公司實(shí)施ISO9001的必要性                                                                                                               

    推行和實(shí)施ISO9001標準,是外貿行業(yè)落實(shí)科技興貿戰略的重要步驟,也是實(shí)施兩個(gè)根本性轉變的重要措施。宏觀(guān)上,它可以為企業(yè)發(fā)展創(chuàng )造良好的外部條件,有助于消除國際貿易中的技術(shù)壁壘,開(kāi)拓國際市場(chǎng),順利地開(kāi)展國際貿易中的技術(shù)合作與交流。微觀(guān)上,有助于外貿企業(yè)加強科學(xué)管理,減少因產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量等問(wèn)題引起的顧客投訴、退貨、索賠,吸引新顧客,穩定老顧客,提高經(jīng)濟效益,目前,我國已有越來(lái)越多的外貿公司開(kāi)始推行ISO9001標準。


外貿公司服務(wù)質(zhì)量特性的界定

    實(shí)施ISO9001標準,建立有效的質(zhì)量體系,首先要把握產(chǎn)品的質(zhì)量特性。外貿公司是服務(wù)型企業(yè),它不象生產(chǎn)企業(yè)那樣生產(chǎn)有形產(chǎn)品,而只是從事買(mǎi)和賣(mài)的業(yè)務(wù),其產(chǎn)品是無(wú)形的貿易服務(wù)。并且這種服務(wù)既不同于飯店、旅游、咨詢(xún)等行業(yè)的較純粹的服務(wù),也不同于百貨公司、連鎖商店等零售業(yè)面向千萬(wàn)大眾的柜臺服務(wù),它是一種緊緊相依附于產(chǎn)品實(shí)體二追加的勞務(wù)服務(wù)。這里的核心是產(chǎn)品實(shí)體,而服務(wù)是在產(chǎn)品轉移過(guò)程中的一系列聯(lián)系、中介溝通、事務(wù)處理與大量的文件化勞動(dòng);這種勞動(dòng)主要以合同及各種外貿單據(信用證、發(fā)票、裝箱單、報關(guān)單、匯票等等)形式表現出來(lái)??蛻?hù)對這種服務(wù)的期望,是外貿公司能夠方便、及時(shí)地交付他們所需要的產(chǎn)品質(zhì)量能夠滿(mǎn)足市場(chǎng)的要求或他們的特殊規定。因此,時(shí)間性、便利性、產(chǎn)品質(zhì)量的保障性與貿易單據的無(wú)誤性,便構成了外貿公司的主要服務(wù)質(zhì)量特性。    


3外貿公司質(zhì)量保證模式的選擇與質(zhì)量管理工作的主要內容

    對于一家已有多年歷史的外貿公司來(lái)說(shuō),在進(jìn)出口貿易方面,它的服務(wù)項目、服務(wù)宗旨、服務(wù)方針和目標,以及服務(wù)機構的組織,資源配置等,事實(shí)上一般均已定格成形,它的服務(wù)方法設計亦可認為是早已完成。即使在服務(wù)內容上有局部改變,也可以通過(guò)質(zhì)量策劃來(lái)加以實(shí)施。因此,外貿公司一般應選擇ISO9001質(zhì)量保證模式。

外貿公司服務(wù)質(zhì)量的控制、檢驗與評定,應該說(shuō)遠比有形產(chǎn)品困難得多。有形產(chǎn)品的質(zhì)量可以通過(guò)產(chǎn)品檢驗發(fā)現問(wèn)題,及時(shí)對產(chǎn)品的各個(gè)生產(chǎn)環(huán)節進(jìn)行調整,從而達到質(zhì)量控制的目的;二外貿公司的服務(wù)質(zhì)量卻不能用此方法,因為某一買(mǎi)一服務(wù)過(guò)程一旦結束,如存在質(zhì)量問(wèn)題,不但難以補救,而且會(huì )產(chǎn)生重大的不良影響和經(jīng)濟損失。這就決定了外貿公司對服務(wù)質(zhì)量的控制,必須采取預防為主和過(guò)程控制的原則。

通過(guò)對外貿公司服務(wù)質(zhì)量特性的界定,筆者認為,外貿公司的質(zhì)量保證工作應緊緊圍繞合同的履行進(jìn)行,重點(diǎn)加強采購、托單、運輸等貿易過(guò)程的監督與管理,使之規范化、制度化、文件化、避免服務(wù)不到位,減少工作差錯以確保貿易服務(wù)工作達到時(shí)間性、便利性、產(chǎn)品質(zhì)量保障性與貿易單據無(wú)誤性的要求。


4外貿公司ISO9001貫標中需要注意的幾個(gè)問(wèn)題

4.1正確處理質(zhì)量管理與業(yè)務(wù)之間的矛盾

    ISO9001質(zhì)量體系的精髓是以法治代替人治,以規范化、文件化的操作代替個(gè)人的隨意性操作。質(zhì)量管理要求工作規范化、文件化,而外貿業(yè)務(wù)不同于定性的產(chǎn)品生產(chǎn),需要有較大的靈活性,這就形成的一對矛盾。貿易會(huì )董事千變萬(wàn)化的,在不同的環(huán)境條件下,有不同的處理方法,如果不加分析,一味地生搬硬套標準,或者生吞活剝其他公司的程序文件,那么制定出來(lái)的工作的程序文件,不但不能與貿易實(shí)際相吻合,還可能引起業(yè)務(wù)員的反感。質(zhì)量管理工作如果得不到業(yè)務(wù)人員的理解與支持,那么這種管理是沒(méi)有生命力的。因此,實(shí)施ISO9001質(zhì)量體系,必須符合業(yè)務(wù)實(shí)際,切實(shí)做到為業(yè)務(wù)工作服務(wù),并起到指導與監督業(yè)務(wù)工作的作用。因此,在制定程序文件時(shí),除按照標準要素的要求。規范工作內容外,必須根據公司的實(shí)際,適當地授權業(yè)務(wù)人員,可以視具體情況靈活地確定業(yè)務(wù)上的某些工作方法和工作內容,如合同的評審、合格分承包方的選擇以及一些必要的質(zhì)量記錄,等等。

4.2重視質(zhì)量成本控制,提高經(jīng)濟效益

    ISO9001是以保證產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量為目的,對質(zhì)量成本的確定語(yǔ)控制較少涉及。產(chǎn)品質(zhì)量的提高,必然要付出一定的代價(jià)。如今,各外貿公司的業(yè)務(wù),主要考核的是經(jīng)濟效益,而且逐級核算到貿易小組,乃至個(gè)人。因此,在制定貿易工作程序時(shí),為保證服務(wù)質(zhì)量和產(chǎn)品質(zhì)量,必須要參照標準規定一些要求,如產(chǎn)品采購、貨運代理選擇中對分承包方的評價(jià)、采購產(chǎn)品的驗證、定牌生產(chǎn)中顧客的資信調查等等。在作出規定時(shí),必須考慮到質(zhì)量成本,但只宜提出一些普遍性的要求與方法而由業(yè)務(wù)部門(mén)或業(yè)務(wù)人員根據實(shí)際情況,采取不同的措施和辦法處理各自的業(yè)務(wù)。

4.3簡(jiǎn)化程序文件,提高工作效率

外貿公司一般少則幾十人多也有幾百名員工,崗位職責劃分較為明確,工作量都很飽滿(mǎn),而且大都是有一定資質(zhì)和經(jīng)驗的國際貿易人員,因此,沒(méi)有必要制定繁瑣的工作程序文件。根據ISO9001標準的建議,在內容上較為重復的質(zhì)量手冊和程序文件,完全可以合二為一。另外,一些日常工作,如報關(guān)、租船訂倉、編制有關(guān)單據等,可以對有關(guān)人員進(jìn)行一定的培訓,使他們掌握這方面的技能。同時(shí),在程序文件中,對這方面的工作要求有所規定就可以了,而不一定制定作業(yè)指導書(shū)。正如醫院里護士打針一般,護士的專(zhuān)業(yè)技能要求就使他們掌握了各種注射技術(shù),而不必再制定專(zhuān)利門(mén)的注射指導書(shū)。繁瑣的程序文件和作業(yè)指導書(shū),以及總舵的復雜的質(zhì)量記錄,反而會(huì )影響業(yè)務(wù)工作效率。

4.4重點(diǎn)抓好采購控制,確保產(chǎn)品質(zhì)量

    產(chǎn)品質(zhì)量是與貿易服務(wù)質(zhì)量緊緊聯(lián)系、密不可分的??蛻?hù)對貿易公司最基本、最重要的要求,就是保證提供合格的產(chǎn)品。然而,出口并不是有外貿公司而是由工廠(chǎng)生產(chǎn)出來(lái)的,外貿公司要保證產(chǎn)品的質(zhì)量,就必須抓好產(chǎn)品的質(zhì)量,就必須抓好產(chǎn)品的采購控制??梢愿鶕?/span>ISO9001采購要素的要求加強對承包方的評定,合理選擇定點(diǎn)生產(chǎn)廠(chǎng),有詳細、明確的采購資料與產(chǎn)品質(zhì)量要求;跟據實(shí)際情況預先確定對工廠(chǎng)生產(chǎn)過(guò)程的控制程度;客戶(hù)對商品的不斷變化要求,要及時(shí)、準確地反饋給工廠(chǎng);適時(shí)地對你所采購產(chǎn)品的質(zhì)量進(jìn)行驗證。當然,不同類(lèi)型的產(chǎn)品有不同的采購控制方法,比如紡織品和機電產(chǎn)品,單機貿易和成套工程承包,其采購過(guò)程和治理控制辦法顯然不一樣;經(jīng)營(yíng)范圍廣的外貿公司??舍槍Σ煌?lèi)型的貿易,制定不同的采購程序。同時(shí),外貿公司應建立相應的監督檢查評審制度,加強業(yè)務(wù)人員的產(chǎn)品知識學(xué)習與質(zhì)量教育,通過(guò)保證采購工作的質(zhì)量,來(lái)確保產(chǎn)品符合客戶(hù)的要求。